A gestão documental nas Instituições Federais de Ensino Superior é fundamental para a transparência, a governança informacional e a continuidade administrativa, mas ainda carece de estudos empíricos que analisem como os processos arquivísticos realmente se materializam no cotidiano institucional. A literatura permanece concentrada em normas e prescrições, deixando uma lacuna sobre a dimensão processual, especialmente em contextos híbridos que combinam documentos físicos e digitais. Diante desse cenário, este estudo, de natureza empírica, tem como objetivo: analisar o mapeamento dos processos do Arquivo Central de uma Instituições Federais de Ensino Superior, descrevendo suas atividades, interações e aderência normativa. Trata-se de pesquisa qualitativa, de natureza documental, baseada na análise de normativos nacionais, documentos administrativos e observação sistemática dos fluxos de trabalho, utilizando a Metodologia de Gestão de Processos da Controladoria Geral da União e representação gráfica em Business Process Model and Notation. Os resultados identificam cinco processos centrais – Transferência e Recolhimento, Classificação, Consulta ao Acervo, Empréstimo e Avaliação e Eliminação – evidenciando atores, pontos de controle, métricas e aderência às normas arquivísticas e legais. O mapeamento revelou dependências ocultas, lacunas operacionais e potenciais de melhoria, demonstrando que a modelagem de processos funciona como instrumento capaz de integrar Arquivologia e Business Process Model and Notation. Como contribuição científica, o estudo avança ao aproximar a lógica da cadeia de valor das práticas arquivísticas, superando abordagens exclusivamente normativas. Como implicação prática, oferece evidências para fortalecer o planejamento arquivístico, o compliance e a tomada de decisão baseada em dados nas Instituições Federais de Ensino Superior.
Document management in Federal Institutions of Higher Education is essential for transparency, information governance, and administrative continuity, yet it still lacks empirical studies that analyze how archival processes actually materialize in institutional daily practice. The literature remains focused on standards, instruments, and prescriptive guidelines, leaving a gap regarding the procedural dimension, especially in hybrid contexts that combine physical and digital documents. In this scenario, this empirical study aims to analyze the process mapping of the Central Archive of an Federal Institutions of Higher Education, describing its activities, interactions, and normative adherence. This is a qualitative, documentary research based on the analysis of national and institutional regulations, administrative records, and systematic observation of workflow routines, using the Business Process Management Methodology of the Brazilian Office of the Comptroller General and Business Process Model and Notation graphical representation. The results identified five core processes – Transfer and Accession, Classification, Collection Consultation, Lending, and Appraisal and Disposal – highlighting actors, times, control points, risks, metrics, and adherence to archival and legal standards. The mapping revealed hidden dependencies, operational gaps, and improvement opportunities, demonstrating that process modeling functions as an analytical tool capable of integrating Archival Science and Business Process Management. As a scientific contribution, the study advances the field by bringing the logic of the value chain closer to archival practices, overcoming exclusively normative approaches. As a practical implication, it provides evidence to strengthen archival planning, compliance, and data-driven decision-making within Federal Institutions of Higher Education.
